Imaginons que, dans votre travail, vous avez commencé beaucoup de choses, mais que tout n’est pas encore organisé. Cela s’est produit parce que vous gérez de nombreux projets. C’est bon. Surtout si vous êtes un manager ou que vous aspirez à le devenir.
Un moment donné, vous avez envie de mettre de l’ordre dans vos affaires. Par où commencez-vous ?
L’approche que vous avez besoin d’adopter ici diffère de celle que vous utilisez pour les tâches quotidiennes. Il ne suffit pas d’établir un plan en soulignant les points les plus importants.
Utilisez une méthode de la psychologie de l’enfance pour passer en mode super-héros.
Dans le carnet de ma mère, j’ai un jour remarqué deux exemples. Il s’agit de la dépendance du résultat à la motivation.
- La première équipe d’enfants âgés de 4 à 5 ans a été informée qu’ils devaient sauter le plus loin possible. Les résultats étaient bons.
- La deuxième équipe a reçu une consigne différente : ils ont été invités à imaginer qu’ils participaient aux Jeux Olympiques, où les athlètes battent des records. Les résultats étaient exceptionnels. Les enfants ont travaillé beaucoup plus dur et ont sauté nettement plus loin que dans la première équipe.
Un autre exemple portait sur des tâches individuelles, où les enfants étaient testés en solo à des moments différents.
- L’enfant était chargé de rester immobile et de ne pas bouger pendant le plus longtemps possible. Le temps moyen pendant lequel les enfants perdaient leur attention et se détendaient était d’une minute.
- L’enfant était invité à imaginer qu’il était un garde de poste dans un entrepôt, et que la vadrouille dans sa main était une arme. Il devait rester immobile. Généralement, les participants restaient environ quatre minutes.
Avant de vous lancer dans la planification, imaginez que votre plan affecte le travail des autres.
Sérieusement, ne descendez pas au niveau « c’est toujours ainsi » ou « ça ira bien comme ça ». Si tous les managers ignoraient les intérêts de leurs employés, ils finiraient par être seuls. Les managers optimisent les coûts, et le système peut dégrader jusqu’au travail de bureau. Cela fonctionne correctement uniquement lorsque tout le monde est présent. Et que se passe-t-il si quelqu’un part en vacances ?
- Chef, j’ai besoin de vacances !
- Depuis quand ?
- Pardon… quand ? Ou le numéro ?
Voici votre tour de partir en vacances. Même si tout va bien dans votre travail en matière de zones de responsabilité, vous devriez vous poser des questions (faites-le de temps en temps) — ajoutez à la fin : « En cas de mon absence » :
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Quels domaines couvre-t-il et qui pourra m’aider ?
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Quels sont les personnes sous mon autorité et qui va soutenir leur travail ?
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Ai-je tout prévu pour que mon supérieur ne doive pas gérer mes tâches et ne commette pas d’erreurs ?
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Quelles sont les tâches les plus critiques actuellement (chez moi / dans mon département) ? Existe-t-il un protocole documenté pour leur résolution, et les utilise-t-il ? Quelle est la conséquence d’une erreur dans chacune d’elles ?
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Quelle est la probabilité que mes tâches ne soient pas poursuivies, et que je doive me retrouver à débloquer des dettes en plus de nouvelles urgences, et revenir à mes tâches personnelles, en reculant considérablement ?
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Transmets-je mon travail de manière claire et pratique ? (code, description, plan, contacts, dépendances, blocages actuels, objectif et où je me situe dans la progression vers cet objectif, et quel est le prochain pas ?)
Le dernier point est très important. En vous y penchant attentivement, vous réduisez le niveau de problèmes pour les autres tâches. C’est pourquoi je défends l’accent mis sur le documentaire à temps. Par « documentaire », j’entends toute fixation de l’état des choses, lorsque ce texte peut être facilement retrouvé et parfaitement compris. N’oubliez pas non plus les détails, comme par exemple que les gens peuvent ne pas avoir accès à vos documents, ou que le format du fichier ne convient pas, parce que vous préférez Mac et Markdown, tandis que l’analyste utilise Word.
N’oubliez pas non plus la question précédente. Cela pourrait vous pousser à ordonner de terminer une tâche à 80 % de sa finalité dans votre système d’évaluation.> Exemple. Vous travaillez sur la conception d’un pipeline d’automatisation de vérification du code avec l’IA lors de la phase de Merge Request dans GitLab. Vous avez implémenté la tâche de sorte que la réponse de l’IA soit affichée sous forme de texte dans le journal de travail du runner, ce qui représente 80 % de l’achèvement. Votre prochaine tâche est de traduire ce texte en commentaire sur le ticket dans le système de suivi des bugs. Arrêtez-vous. Pensez à qui utilisera cet outil et à ses conséquences secondaires. Il est probable que la phase de revue par l’auteur soit redémarrée plusieurs fois par le développeur pour s’assurer que le modèle d’IA est bien « chaud » et que la réponse n’a pas changé par rapport aux précédentes en raison d’une température incorrectement réglée. Chaque tel redémarrage enverra un message au ticket, ce qui déclenchera l’envoi d’e-mails à tous les participants du ticket. À mon avis, cela ne devrait pas se produire. Le ticket personnel devient une absurde diffusion. Arrêtez-vous et terminez la tâche à ce stade, en laissant un commentaire expliquant la solution (dans le ticket ou la documentation, selon la manière dont vous le décidez sur le projet).
Ainsi, la recommandation « commencez par le plus important » est sans valeur. Creusez plus profondément. J’ai fourni ci-dessus les instructions concrètes à suivre.
La prochaine fois, je présenterai un exemple similaire avec un diagramme.
En guise de rappel, pour que tout le monde comprenne la prochaine étape :
- Notez à temps dans la tâche ce qui a été discuté
- Résumez la réunion ou mentionnez les raisons pour lesquelles elle n’a pas eu lieu
- Ajoutez des tags (si le service le permet)
- Copiez le texte et les images des messageries et courriels liés au sujet
- Attachez les pièces jointes et les captures d’écran, de manière à éviter leur perte à l’avenir (au lieu de liens, copiez le texte et les images)
- Reconnaître les images et sons des réunions (utilisez l’aide de l’IA)
Cela vous aidera à restaurer l’histoire des décisions à l’avenir.
Ajoutez séparément des liens permanents vers les sources et la documentation (faites-le chaque fois, n’hésitez pas à répéter).