Imagine que você está trabalhando em algo e percebe que muitas coisas começaram, mas nem tudo está organizado. Isso acontece porque você tem muitas tarefas. Mas, no fundo, você quer colocar as coisas em ordem. Por onde começar?
A abordagem que você precisa agora é diferente daquela que usa para tarefas diárias. Não basta fazer um plano com os pontos mais importantes.
Use um truque da psicologia infantil para mudar seu foco e se tornar um super-herói.
No meu caderno de mesa, uma vez vi dois exemplos. Eles dizem respeito à dependência do resultado na motivação.
- O primeiro grupo de pessoas foi dito para saltar o mais longe possível. Os resultados foram bons.
- O segundo grupo recebeu a tarefa de imaginar que estavam participando das Olimpíadas, onde os atletas estabelecem recordes. Os resultados foram excelentes. As crianças se esforçaram muito mais e pularam, em média, mais do que no primeiro grupo.
Outro exemplo se referia a tarefas individuais, quando as crianças eram testadas individualmente ao longo do tempo.
- Uma criança foi ordenada para ficar parado o mais tempo possível sem se mexer. O tempo médio que as crianças perdiam a atenção e relaxavam era de um minuto.
- A criança foi pedida para imaginar que era um guarda-costas em uma torre de vigia de um armazém, com um rifle na mão. Pediu-se para não se mexer. Normalmente, os participantes permaneceram em pé por 4 minutos.
Antes de planejar, imagine que seu plano afeta o trabalho dos outros. Não caia no nível de “sempre foi assim” ou “vai dar certo”. Se todos os líderes ignorassem os interesses dos funcionários, eles acabariam sozinhos. Os líderes otimizam os custos e o sistema pode descer a um trabalho feito à mão. Mas isso funciona bem apenas quando todas as pessoas estão presentes. E se alguém for de férias?
- Chefe, preciso tirar férias!
- De quando?
- Desculpe… de qual data?
É a sua vez de tirar férias. Mesmo que seu trabalho esteja funcionando bem em termos de responsabilidades, você deve fazer perguntas (faça isso ocasionalmente) – adicione ao final: “no meu ausência”:
- Quais são as áreas que cobro e quem pode me ajudar?
- Quem está sob minha supervisão e quem vai apoiar o trabalho deles?
- Quais são as tarefas mais críticas em andamento (na minha/no departamento)? Existem procedimentos documentados para resolvê-las e estou usando-os agora?
- Qual a probabilidade de alguém não continuar minhas tarefas e eu ter que voltar a começar tudo do zero, ou até mesmo retroceder muito?
- Estou passando meu trabalho (código, descrição, plano, contatos, dependências, bloqueadores atuais, estágio no cumprimento da meta e o próximo passo) de forma clara e útil para os outros?
**O último ponto é muito importante. Ao se concentrar nele, você reduz o risco de problemas com outras tarefas. Por isso, enfatizo a importância de documentar as coisas o mais cedo possível. Documentação significa registrar o estado das coisas de forma que possa ser facilmente encontrado e compreendido. Não se esqueça também dos pequenos detalhes, como o fato de que as pessoas podem não ter acesso aos seus documentos ou que o formato do arquivo pode não funcionar porque você gosta de Mac e Markdown.
Além disso, preste atenção à pergunta anterior. Isso pode te motivar a concluir tarefas em 80% delas já finalizadas no seu sistema de avaliação.
Exemplo. Você está trabalhando no desenvolvimento de uma linha de produção para verificar automaticamente o código com IA na etapa Merge Request no Gitlab. Você implementou a tarefa de tal forma que a resposta da IA chega como texto no log do runner, isso é 80% concluído. Agora sua tarefa é traduzir esse texto em um comentário no rastreador de bugs. Pare. Pense em como as pessoas usarão essa ferramenta e quais podem ser os efeitos colaterais. Provavelmente, a etapa de revisão automática será reiniciada pelo desenvolvedor várias vezes para garantir que o modelo de IA esteja progredindo e que a resposta não seja diferente das anteriores devido a uma temperatura mal definida. Cada um desses rodops pode enviar uma mensagem para a tarefa, que por sua vez iniciará o envio de e-mails a todos os participantes da tarefa. Aparentemente, isso não deveria acontecer. A tarefa do pessoal individual se transforma em uma mensagem desnecessária. Pare e finalize a tarefa neste ponto, deixando um comentário explicando a solução (no rastreador ou na documentação, como você decidir no projeto).
Portanto, a recomendação “comece com o problema mais importante” é inútil. Cave mais fundo. Apresento acima uma diretriz de ação.
Na próxima vez, apresentarei um exemplo semelhante com um diagrama.
Como lembrete: para que todos entendam o próximo passo:
- Registre as discussões em tempo hábil
- Resuma os resultados das reuniões ou marque os motivos da não realização
- Adicione tags (se o serviço suportar tags)
- Copie texto e imagens de mensagens e e-mails relacionados
- Anexe anexos e capturas de tela para evitar que sejam perdidos no futuro (em vez de usar links, copie o texto e as imagens)
- Reconheça imagens e áudio de conferências usando a ajuda da IA
Isso ajudará no futuro a recuperar o histórico das decisões.
Separadamente, adicione links permanentes às fontes e documentação (faça isso sempre, não tenha medo de repetir)