Supongamos que tiene un problema en el que ha empezado muchas cosas, pero no todo está ordenado. Esto se debe a que está ocupándose de demasiadas cosas. Eso es bueno, especialmente si es un jefe o quiere serlo.
En algún momento querrá empezar a ordenar sus asuntos. ¿Por dónde empezar?
El enfoque que necesita ahora es diferente al que usa para las tareas cotidianas. No basta con escribir un plan destacando los puntos más importantes.
Aproveche un truco de la psicología infantil para cambiar a modo de superhéroe.
En el cuaderno de trabajo de mi madre, una vez vi dos ejemplos. Se trataba de la dependencia del resultado en la motivación.
- Al primer grupo de испытуемых les dijeron que saltaran lo más lejos posible y obtener un resultado máximo. Los resultados fueron buenos.
- A la segunda se les asignó una tarea diferente. Se les pidió que imaginaran que participaban en los Juegos Olímpicos, donde los atletas establecían récords. Los resultados fueron excelentes. Los niños se esforzaron mucho más y saltaron en general mucho más lejos que en el primer grupo.
Otro ejemplo concernía a las tareas individuales cuando a los niños se les asignaba por separado en diferentes momentos.
- Se le encargó a un niño permanecer de pie erguido y no moverse durante el mayor tiempo posible. El tiempo aproximado que los niños perdían la atención y relajaban era de un minuto.
- Se les pidió a los niños que imaginaran que eran vigilantes en una torre de almacén, con un palo como arma. Se les pidió que no se movieran. En general, los испытуемые permanecieron de pie durante 4 minutos.
Antes de planificar, imagine que el resultado de su plan depende de otras personas. Seriedad, no caiga al nivel de “siempre ha sido así” o “y eso es suficiente”. Si todos los líderes ignoraran los intereses de los empleados, en algún momento estarían solos. Los líderes optimizan los gastos y el sistema puede deslizarse hacia trabajos a mano. Pero esto funciona bien solo cuando todas las personas están presentes. ¿Y si alguien se va de vacaciones?
- Jefe, necesito unas vacaciones.
- ¿Cuándo?
- Disculpe… ¿qué día?
Es su turno de irse de vacaciones. Incluso si todo va bien en su trabajo con las áreas de responsabilidad, debe hacer preguntas (hágalo periódicamente) – agregue al final: “en caso de mi ausencia”:
- ¿Qué áreas cubro y quién puede ayudarme?
- ¿Quiénes son los que me tienen a cargo y quién apoyará su trabajo?
- ¿Cuáles son las tareas más críticas pendientes actualmente (mías/del departamento)? ¿Existen procedimientos documentados para resolverlas y estoy usándolos ahora?
- ¿Cuál es la probabilidad de que nadie continúe mis tareas y tenga que volver a empezar todas las tareas acumuladas, además de nuevas tareas urgentes, y regresar a las viejas, prácticamente comenzando desde cero si no lo hace?
- ¿Estoy pasando mi trabajo (código, descripción, plan, contactos, dependencias, bloqueadores actuales, progreso hacia el objetivo y dónde me encuentro en su camino) de manera clara y fácil de entender?
El último punto es muy importante. Al prestarle atención, reduce los problemas con otras tareas. Por eso enfatizo la documentación oportuna. Por documentación quiero decir cualquier registro del estado de las cosas que pueda ser encontrado y comprendido de forma inequívoca en el futuro. No olvide tampoco los pequeños detalles, como el hecho de que puede que a las personas no tengan acceso a sus documentos o que el formato del archivo no sea adecuado porque le gusta Mac y Markdown, mientras que el analista usa Word.
También preste atención a la pregunta anterior. Esto podría impulsarlo a ordenar las tareas completando un 80% de su finalización en su sistema de calificaciones.
Por ejemplo, está trabajando en el desarrollo de una línea de montaje para verificar automáticamente el código con IA en Merge Request en Gitlab. Ha implementado la tarea de tal manera que la respuesta de la IA llega como texto en el registro del corredor, lo cual es un 80% de finalización. Ahora su tarea es traducir ese texto a un comentario en el rastreador de errores. Deténgase. Piense en cómo los demás utilizarán esta herramienta y en las posibles consecuencias. Es probable que la etapa de revisión automática se reinicie varias veces por parte del desarrollador para asegurarse de que el modelo de IA ha progresado y que la respuesta no difiere de las anteriores debido a una temperatura mal configurada. Cada una de estas ejecuciones enviará un mensaje al problema, lo que a su vez iniciará el envío de correos electrónicos a todos los participantes del problema. No debería ser así. Deténgase y complete la tarea en este punto, dejando un comentario con una explicación de la solución (en el rastreador o en la documentación, como decida en el proyecto).
Por lo tanto, la recomendación “comienza por las cosas más importantes” no tiene sentido. Profundice. He proporcionado una guía para la acción anterior.
En la próxima vez presentaré un ejemplo similar con un diagrama.
Como recordatorio: para que todos entiendan el siguiente paso:
- Registre a tiempo lo que discutieron
- Resuma las conclusiones de la reunión o marque por qué no se llevó a cabo
- Agregue etiquetas (si el servicio admite etiquetas)
- Copie texto e imágenes de los mensajes y correos electrónicos relacionados
- Adjunte imágenes y audio de las conferencias (utilice la ayuda de la IA)
Esto ayudará en el futuro a recuperar el historial de decisiones.
Por separado, agregue enlaces permanentes a fuentes y documentación (hágalo cada vez, no tenga miedo de repetirlos).