仮に、お仕事で多くのことを始めてしまいましたが、ところどころ整理ができていない状況になった場合。それは、多くのことに取り組んでいるからです。それは良いことです。特に、あなたがリーダーを目指しているなら更是です。
いつか、自分の仕事を整理したいと思うかもしれません。では、どこから始めればいいのでしょうか？
今必要なのは、日々のタスクに使っている方法とは異なるアプローチです。単に重要なポイントを書き出すだけでは十分ではありません。
子供の心理学の手法を使って、ヒーローモードに切り替えてみましょう。
私の母の卓上計算機には、結果への依存性の2つの例が見つかりました。
最初の被験者に、最大の結果を得るためにジャンプするよう言われました。結果は良好でした。
別のグループには、オリンピックに参加していることを想像するように指示されました。その結果は素晴らしかったです。子供たちは、最初のグループよりもはるかに一生懸命に飛び、全体的に見て、より遠くまで跳びました。
もう一つの例では、個々のタスクで子供たちを一人ずつ評価しました。
子供には、できるだけ長く立っているよう指示されました。集中力が失われ、リラックスするまでに約1分かかりました。
子供に、倉庫の番台に立ち、スモークが銃であると想像するように求められました。動かないように言いました。通常、受験者は4分間立っていました。
計画を立てる前に、あなたの計画が他の人の仕事に影響を与えることを想像してください。本当に、自分自身のレベルまで降りて、「いつもこうだった」や「まあ、なんとかなるだろう」と思わないでください。もしすべてのリーダーが従業員の利益を無視すれば、いつか彼らは一人ぼっちになってしまうでしょう。リーダーはコストを最適化し、システムは手作業で行われる可能性があります。しかし、それはすべての人々がいる場合にのみ機能します。休暇を取る人がいる場合はどうでしょうか？
- 部長、休暇を取りたいです！
- いつですか？
- すみません…日付はいつですか？
あなたも休暇を取る時が来ました。あなたの仕事がすべてうまく機能しているように見えても、質問をすることが重要です（時々）。「私の不在の場合」という文を追加してください。
- 私はどの範囲をカバーしていますか、誰が私をサポートできますか？
- 私の下にいる人々は誰で、彼らの仕事をサポートしますか？
- 現在の最も重要なタスクは何ですか？解決策が文書化されていますか、それとも現在使用していますか？
- 誰かが私の仕事を続けることはありませんか？戻ってきたときに、以前の状態に戻るだけでなく、新しい緊急のタスクも抱えることになりますか？
- 私は仕事（コード、説明、計画、連絡先、依存関係、現在のブロック、目標達成までの進捗状況、そして目標達成までの次のステップ）を理解しやすい形で伝えますか？
最後の質問が非常に重要です。これに注意深く対処すると、他のタスクの問題レベルを下げることができます。だからこそ、タイムリーなドキュメント作成を強調しています。ドキュメントとは、簡単に検索でき、明確に理解できる状態の記録のことです。また、MacとMarkdownが好きで、アナリストはWordを使うということも覚えておいてください。
また、最後の質問にも注意してください。これはあなたをタスクの80%完了に向かわせる可能性があります。
例：AIを使用してコードのパイプラインをGitlabでMerge Requestに自動的に検証する作業に取り組んでいます。AIの回答はログにテキストとして返され、ランナーの動作で80％が完了しました。次に、あなたのタスクは、このツールを使って誰がどのように使用するか、そして副作用を考慮することです。おそらく、AIの温度を調整することで、以前の結果と異なる応答が得られるでしょう。各実行は、課題にメッセージを送信し、その結果、課題の参加者にメールが送信されます。それは良いことではありません。タスクを完了させ、解決策の説明をコメントまたはドキュメントに書き留めてください。
このように、「整理整頓は最も重要なことから始める」というアドバイスは無意味です。上記の指示に従ってください。行動指針を次に示します。
次回の会議で次のステップを思い出させてください：
- 会議や理由がなかった場合、内容を記録してください。
- 結論をまとめたり、会議が開催されなかった理由をメモしたりしてください。
- タグを追加（サービスがタグをサポートしている場合は）
- メッセージングアプリやメールからテキストと画像をコピーして添付ファイルとして貼り付けます。
- 会議からの画像や音声を認識するためにAIを使用します。
これにより、将来の意思決定を復元するのに役立ちます。
特に、次のステップをすべての人に理解させるために：
- タスクで議論した内容をタイムリーに記録してください。
- ミーティングの結果を要約したり、会議が開催されなかった理由をメモしたりしてください。
- タグを追加（サービスがタグをサポートしている場合は）
- メッセージングアプリやメールからテキストと画像をコピーして添付ファイルとして貼り付けます。
- 会議からの画像や音声を認識するためにAIを使用します。