Допустим, у вас на работе случилось такое, что вы многое начали, но порядок не везде. Это произошло потому, что ведете много дел. Это хорошо. Особенно, если вы руководитель или хотите им стать.
В какой-то момент вам захотелось начать приводить свои дела в порядок. С чего начнете?
Подход, который вам сейчас нужен, отличается от подхода, который вы используете для повседневных задач. Тут недостаточно написать план, выделив наиболее важные пункты.
Воспользуйтесь приемом из детской психологии, чтобы переключиться в режим супергероя.
В настольной книге моей мамы я однажды подсмотрел два примера. Речь о зависимости результата от мотивации.
Первой испытуемой группе 4-5 лет сказали прыгать в длину на максимальный результат. Результаты были хорошие.
Второй группе поставили задание иначе. Их попросили представить, что они участвуют в олимпийских играх, где спортсмены ставят рекорды. Результаты были превосходными. Дети старались намного усерднее и прыгали они в целом намного дальше, чем в первой группе.
Другой пример касался индивидуальных заданий, когда детей испытывали по одиночке в разное время.
Ребенку поручали стоять по стойке смирно и не шевелиться максимально возможное время. Примерное время, через которое дети теряли внимание и расслаблялись, была одна минута.
Ребенка просили представить, что он(а) часовой на сторожевой вышке склада, а швабра в руке это ружье. Просили не шевелиться. Как правило, испытуемые стояли по 4 минуты.
Прежде чем заняться планированием, представьте, что от вашего плана зависит работа других людей.
Серьезно, не спускайтесь до уровня “всегда так работало” или “и так сойдет”. Если бы все руководители игнорировали интересы сотрудников, то в какой-то момент они бы остались одни. Руководители оптимизируют расходы, и система может скатиться до работ на коленке. Это работает удовлетворительно только когда все люди на месте. А если кто-то собрался в отпуск?
- Шеф, мне нужно в отпуск!
- С какого?
- Извините.. хера или числа?
Вот ваш черед пойти в отпуск. Даже если на вашей работе все прекрасно с зонами ответственности, вам следует задаться вопросами (делайте это время от времени) - добавьте в конце “в случае моего отсутствия”:
-
Какие направления я охватываю и кто сможет помочь?
-
Какие люди у меня в подчинении и кто будет поддерживать их работу?
-
Все ли я предусмотрел, чтобы мой руководитель не занимался моими делами и не наделал ошибок?
-
Какие наиболее критичные задачи из текущих (у меня/в отделе) остаются? Существуют ли по ним документированный порядок из решения и использую ли я их сейчас? Какова цена ошибки в каждой из них?
-
Какова вероятность того, что мои задачи никто не продолжит, и мне придется разгребать долги помимо новых срочных задач, и еще вернуться к личным задачам, фактически откатившись сильно назад?
-
Передаю ли я работу в понятном и удобном виде? (код, описание, план, контакты, зависимости, текущие блокеры, цель и в каком месте следования к цели нахожусь и какой следующий шаг)
Последний пункт очень важный. Внимательно подойдя к нему, вы снижаете уровень проблем у других задач. Оттого я выступаю за акцент на своевременном документировании. Под документированием я имею ввиду любую фиксацию состояния дел, когда такой текст легко может быть найден и однозначно понят. Не забывайте также про мелочи, что например у людей может не оказаться доступа к вашим документам или формат файла не подойдет, потому что вы любите Mac и Markdown, а у аналитика Word.
Также уделяйте внимание предпоследнему вопросу. Это вас может подтолкнуть к порядку завершать задачу на 80% ее готовности в вашей системе оценок.
Пример. Вы работаете над разработкой конвейера для автоматической проверки кода с помощью ИИ на этапе Merge Request в Gitlab. Вы реализовали задачу так, что ответ ИИ приходит текстом в лог работы раннера, это 80% завершения. Теперь ваша задача - транслировать текст ИИ в виде коммента к тикету в баг-трекер. Стоп. Подумайте о том, как этим инструментом будут пользоваться и о побочке. Вероятно этап авторевью будет перезапускаться разработчиком несколько раз, чтобы он убедился, что модель ИИ прогрета и ответ не отличается от предыдущих из-за неправильно выставленной температуры. Каждый такой прогон будет отправлять сообщение в задачу, что в свою очередь инициирует отправку писем всем участникам задачи. По-моему, так не должно быть. Задача из персональной превращается в нелепую рассылку. Остановитесь и завершите задачу в этом месте, оставив комментарий с объяснением решения (в тикет или документацию, это как вы решите на проекте).
Таким образом, рекомендация “разбор конюшен начинай с наиболее важного дела” это ничто. Копайте глубже. Руководство к действию я привел выше.
В следующий раз приведу пример подобной ситуации с диаграммой.
В качестве напоминания. Чтобы всем был понятен следующий шаг:
- вовремя фиксируйте в задаче, что обсудили
- подводите итоги встречи или отметьте причины почему она не состоялась
- добавляйте теги (если сервис поддерживает теги)
- копируйте текст и картинки из мессенджеров и писем по теме
- прикрепляйте вложения и скриншоты, так чтобы исключить их потерю в будущем (вместо ссылок копируйте текст и картинки)
- распознавайте изображения и звук из конференций (пользуйтесь помощью ИИ)
Это поможет в будущем восстановить историю решений.
Отдельно добавляйте постоянные ссылки на источники и документацию (делайте это каждый раз, не бойтесь повторов)