Stellen Sie sich vor, dass Ihnen im Beruf etwas passiert ist: Sie haben viel begonnen, aber nirgends ist alles in Ordnung. Das ist passiert, weil Sie viele Aufgaben gleichzeitig verwalten. Das ist gut – besonders, wenn Sie ein Manager sind oder es werden möchten.
Wann immer Sie sich entschließen, Ihre Angelegenheiten in Ordnung zu bringen, wo beginnen Sie?
Der Ansatz, den Sie jetzt benötigen, unterscheidet sich von dem Ansatz, den Sie für Ihre alltäglichen Aufgaben verwenden. Es reicht hier nicht aus, einen Plan zu schreiben und die wichtigsten Punkte hervorzuheben.
Nutzen Sie eine Methode aus der Kinderpsychologie, um in den Superhelden-Modus zu wechseln.
In meinem Mutterbuch fand ich einmal zwei Beispiele. Es ging um die Abhängigkeit des Ergebnisses von der Motivation.
Der erste Testgruppe von 4-5-Jährigen wurde gesagt, sie sollen so weit wie möglich wegspringen. Die Ergebnisse waren gut.
Bei der zweiten Gruppe wurde das Aufgabenziel anders formuliert. Sie wurden gebeten, sich vorzustellen, dass sie an den Olympischen Spielen teilnehmen, wo Athleten Rekorde aufstellen. Die Ergebnisse waren hervorragend. Die Kinder bemühten sich viel intensiver und sprangen im Allgemeinen viel weiter als in der ersten Gruppe.
Ein weiteres Beispiel bezieht sich auf individuelle Aufgaben, bei denen Kinder einzeln zu unterschiedlichen Zeiten getestet wurden.
Kindern wurde gesagt, sie sollen möglichst lange in der Stehposition stillstehen. Die durchschnittliche Zeit, nach der Kinder ihre Aufmerksamkeit verloren und sich entspannten, betrug eine Minute.
Kindern wurde gesagt, sie sollen sich vorstellen, dass sie Wachtposten auf einem Lagerhaus sind, und die Besenbürste in der Hand ist eine Waffe. Sie sollen stillstehen. In der Regel standen die Versuchspersonen vier Minuten lang.
Bevor Sie mit dem Planen beginnen, stellen Sie sich vor, dass Ihre Planung die Arbeit anderer Menschen beeinflusst.
Ernsthaft, gehen Sie nicht auf den Niveau „Das hat immer funktioniert“ oder „Es wird schon gehen“. Wenn alle Manager die Interessen ihrer Mitarbeiter ignorieren würden, würden sie irgendwann allein bleiben. Manager optimieren Kosten, und das System könnte sich auf „Arbeit auf dem Knie“ reduzieren. Dies funktioniert nur zufriedenstellend, wenn alle Menschen an ihrem Platz sind. Was passiert, wenn jemand in den Urlaub fährt?
- Chef, ich brauche Urlaub! - Ab wann? - Entschuldigung... was meinst du mit „Hera“ oder „Datum“?Dies ist Ihr Urlaubszeitraum. Selbst wenn Ihre Arbeitsaufgaben perfekt auf Zuständigkeitsbereiche verteilt sind, sollten Sie sich regelmäßig folgende Fragen stellen:
Welche Bereiche bedecke ich, und wer kann mir helfen?
Welche Personen unterstehen mir, und wer wird ihre Arbeit unterstützen?
Haben Sie alles berücksichtigt, damit mein Vorgesetzter meine Aufgaben nicht übernimmt und keine Fehler begeht?
Welche der wichtigsten Aufgaben (meine oder im Abteilung) bleiben aktuell offen? Gibt es dokumentierte Abläufe für die Lösung, und verwende ich diese momentan? Wie hoch ist der Preis eines Fehlers bei jeder dieser Aufgaben?
Wie wahrscheinlich ist es, dass meine Aufgaben niemand fortführt, und ich mich neben neuen dringenden Aufgaben mit Schulden beschäftigen muss, und ich mich praktisch zurückversetzt, wenn ich meine persönlichen Aufgaben zurücknehme?
Überlasse ich meine Arbeit in einem verständlichen und benutzerfreundlichen Format? (Code, Beschreibung, Plan, Kontakte, Abhängigkeiten, aktuelle Blockaden, Ziel und wo ich im Verlauf zur Zielerreichung gerade bin sowie welcher nächste Schritt folgt)
Der letzte Punkt ist sehr wichtig. Wenn Sie darauf achten, verringern Sie das Problemlevel bei anderen Aufgaben. Deshalb setze ich den Fokus auf rechtzeitige Dokumentation. Unter „Dokumentation“ verstehe ich jede Fixierung des aktuellen Status, wenn dieser Text leicht gefunden und eindeutig verstanden werden kann. Vergessen Sie auch nicht die Kleinigkeiten, wie zum Beispiel, dass andere Personen keinen Zugriff auf Ihre Dokumente haben oder die Dateiformat nicht passt, weil Sie gerne Mac und Markdown nutzen, während der Analyst Word bevorzugt.
Achten Sie auch auf den vorletzten Punkt. Dies könnte Sie dazu bringen, Aufgaben auf 80 % ihrer Fertigstellung in Ihrem Bewertungssystem abzuschließen.> Beispiel: Sie arbeiten an der Entwicklung eines CI-Pipelines für die automatische Code-Überprüfung mit KI im Rahmen von Merge Requests in GitLab. Sie haben die Aufgabe so implementiert, dass die KI-Antwort als Text im Runner-Log erscheint – das ist 80 % der Fertigstellung. Nun ist Ihre Aufgabe, diesen KI-Text als Kommentar im Ticket des Bug-Trackers zu übersetzen. Stopp. Überlegen Sie, wie diese Funktion von anderen genutzt wird und welche Nebenwirkungen auftreten könnten. Wahrscheinlich wird der Review-Step mehrmals vom Entwickler neu gestartet, um sicherzustellen, dass das KI-Modell „erhitzt“ ist und die Antwort nicht durch eine falsch eingestellte Temperatur von den vorherigen Antworten abweicht. Jeder solche Durchlauf sendet eine Nachricht in das Ticket, was wiederum zur Versendung von E-Mails an alle Ticket-Teilnehmer führt. In meiner Ansicht sollte das nicht so sein. Das Ticket verwandelt sich aus einer persönlichen Aufgabe in eine lächerliche Mailingliste. Stellen Sie die Aufgabe hier sofort ein und hinterlassen Sie einen Kommentar mit der Erklärung Ihres Entscheidungsprozesses (im Ticket oder in der Dokumentation – wie Sie es auf Ihrem Projekt entscheiden).
So ist die Empfehlung „Beginnen Sie mit dem wichtigsten Punkt“ nichts weiter als eine leere Formel. Gründen Sie tiefer. Ich habe Ihnen oben bereits eine Handlungsempfehlung gegeben.
Im nächsten Mal zeige ich ein ähnliches Szenario mit einer Diagramm.
Zum Erinnerung: Um allen klarzumachen, welcher nächste Schritt ist:
- Fixieren Sie rechtzeitig im Ticket, was besprochen wurde.
- Fassen Sie Besprechungen zusammen oder notieren Sie, warum sie nicht stattgefunden haben.
- Fügen Sie Tags hinzu (falls der Service Tags unterstützt).
- Kopieren Sie Texte und Bilder aus Messenger und E-Mails zum Thema.
- Fügen Sie Anhänge und Screenshots hinzu, um sie zukünftig nicht zu verlieren (anstelle von Links kopieren Sie Text und Bilder).
- Erkennen Sie Bilder und Audio aus Konferenzen (nutzen Sie dabei KI-Hilfe).
Das hilft Ihnen in Zukunft, die Entscheidungsprozesse wiederherzustellen.
Fügen Sie außerdem immer wieder permanente Links zu Quellen und Dokumentation hinzu (machen Sie es jedes Mal, haben Sie keine Angst vor Wiederholungen).