Supponiamo che sia successo qualcosa al lavoro: hai iniziato tante cose, ma non tutto è in ordine. È accaduto perché stai gestendo molti compiti. È bene così, soprattutto se sei un manager o se aspiri a diventarlo.
In un certo momento hai deciso di mettere in ordine le tue cose. Da dove cominciare?
L’approccio che ti serve ora è diverso da quello che usi per le attività quotidiane. Non basta scrivere un piano, evidenziando i punti più importanti.
Usa un metodo della psicologia infantile per passare in modalità supereroe.
Nella mia vecchia agenda di famiglia, una volta ho notato due esempi. Si trattava della dipendenza del risultato dalla motivazione.
- Il primo gruppo di bambini di 4-5 anni fu invitato a saltare il più lontano possibile. I risultati furono buoni.
- Il secondo gruppo ricevette un compito diverso: fu invitato a immaginare di partecipare ai Giochi Olimpici, dove gli atleti battono record. I risultati furono straordinari. I bambini si impegnarono molto di più e saltarono in generale molto più lontano del primo gruppo.
Un altro esempio riguardava compiti individuali, in cui i bambini erano testati in momenti diversi.
- Un bambino fu chiesto di stare perfettamente immobile per il massimo tempo possibile. Il tempo medio in cui i bambini perdevano l’attenzione e si rilassavano era di un minuto.
- Il bambino fu invitato a immaginare di essere un guardiano di notte su un magazzino, con la scopa in mano come un fucile. Fu chiesto di rimanere immobile. In generale, i partecipanti rimasero in piedi per 4 minuti.
Prima di iniziare a pianificare, immagina che il tuo piano influenzi il lavoro degli altri.
Seriamente, non scendere al livello di “sempre funzionava così” o “così va bene”. Se tutti i manager ignorassero gli interessi dei dipendenti, prima o poi sarebbero rimasti soli. I manager ottimizzano i costi, e il sistema può scivolare verso il lavoro a mano. Funziona bene solo quando tutti sono al loro posto. E se qualcuno si prepara per le vacanze?
- Capo, devo andare in vacanza!
- Da quando?
- Scusa... che giorno o che numero?
Questo è il tuo turno di andare in vacanza. Anche se al tuo lavoro tutto è perfetto in termini di responsabilità, dovresti porsi alcune domande (fallo periodicamente) – aggiungi alla fine “nel mio assente”:
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Quali aree copro e chi potrebbe aiutare?
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Chi sono i miei subordinati e chi li supporterà?
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Ho considerato tutto per evitare che il mio capo si occupi delle mie attività e non commetta errori?
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Quali sono le attività più critiche attuali (io o nel mio dipartimento)? Esistono procedure documentate per risolverle e le sto usando? Qual è il costo di un errore in ciascuna?
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Qual è la probabilità che nessuno continui i miei compiti, e dovrò risolvere debiti oltre a nuove attività urgenti, e poi tornare alle mie attività personali, effettivamente arretrando di molto?
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Sto trasferendo il lavoro in modo chiaro e comodo? (codice, descrizione, piano, contatti, dipendenze, ostacoli attuali, obiettivo e punto attuale nel percorso verso l’obiettivo e passo successivo)
L’ultimo punto è estremamente importante. Approfondendolo, riduci il livello di problemi per le altre attività. Per questo motivo, sostengo l’accento sulla documentazione tempestiva. Per me, la documentazione significa qualsiasi registrazione dello stato delle cose, facilmente reperibile e comprensibile. Non dimenticare anche i dettagli: ad esempio, le persone potrebbero non avere accesso ai tuoi documenti o il formato del file non sarà adatto, perché tu preferisci Mac e Markdown, mentre l’analista usa Word.
Attenzione anche all’ultimo punto. Potrebbe spingerti a portare le attività al 80% di completamento nel tuo sistema di valutazione.> Esempio. Stai lavorando allo sviluppo di un pipeline per la verifica automatica del codice con l’AI durante la fase di Merge Request in GitLab. Hai implementato la funzionalità in modo che la risposta dell’AI venga inviata come testo nei log dell’esecuzione del runner: questo rappresenta il 80% del completamento. Ora la tua funzione è quella di tradurre il testo dell’AI in un commento nel ticket del bug tracker. Fermati. Rifletti su come gli utenti di questo strumento lo utilizzeranno e sulle conseguenze collaterali. Probabilmente, la fase di revisione autorevole verrà riavviata più volte dallo sviluppatore per assicurarsi che il modello dell’AI sia stato “calibrato” correttamente e che la risposta non sia diversa da quelle precedenti a causa di una temperatura di generazione non corretta. Ogni tale riavvio invierà un messaggio al ticket, il quale a sua volta scaturirà l’invio di email a tutti i partecipanti del ticket. A mio avviso, non dovrebbe essere così. Un ticket personale si trasforma in una ridicola diffusione. Fermati e completa il task in questo punto, lasciando un commento che spieghi la soluzione (nel ticket o nella documentazione, come deciderai nel progetto).
Così, la raccomandazione “analizza i problemi partendo dal più importante” è nulla. Scava più a fondo. Ho fornito sopra le istruzioni operative.
Nel prossimo esempio, illustrerò una situazione simile con una diagramma.
Per rinfrescare la memoria, per assicurare che tutti comprendano il prossimo passo:
- Registrare tempestivamente nel ticket che si è discusso qualcosa;
- Riepilogare la riunione o indicare le ragioni per cui non è avvenuta;
- Aggiungere tag (se il servizio li supporta);
- Copiare testi e immagini dai messaggi e dalle email relative al tema;
- Allegare file e screenshot, in modo da evitare la loro perdita nel futuro (invece di usare link, copia testi e immagini);
- Riconoscere immagini e audio dalle conferenze (utilizza l’aiuto dell’AI).
Questo aiuterà a ripristinare la storia delle decisioni in futuro.
Aggiungi separatamente link costanti alle fonti e alla documentazione (fallo ogni volta, non temere i ripetizioni).